«Хотим дашборд» — что на самом деле это значит и как создавать дашборды, которыми реально будут пользоваться

Гибкая аналитическая отчетность — звучит интересно, выглядит как светлое будущее и интригует бизнес-пользователей. Но когда они сталкиваются с реальными гибкими инструментами, то понимают, что работать с ними не так-то уж просто. И что они скорее предпочли бы статичную, но грамотно созданную визуализацию.

Я, Табулина Светлана, старший консультант по управлению данными в компании «Северсталь». Я расскажу, как мы используем SAP Analytics Cloud для создания дашбордов, как выясняем настоящие потребности бизнеса и как научились создавать аналитику, которой реально пользуются.

Пару слов про SAP Analytic Cloud

SAP Analytics Cloud (далее SAC) — это облачное решение, которое объединяет возможности BI, дополненной и прогнозной аналитики и планирования. Этот инструмент отлично подходит для создания дашбордов и других способов визуализации данных. В первую очередь он заточен под системы SAP, но может работать и с другими источниками данных. Так как в нашей компании значительная часть бизнес-процессов автоматизирована с помощью SAP, Analytics Cloud отлично вписывается в нашу инфраструктуру.

У SAC есть два основных способа подключения к источнику данных: «Импорт данных в облако» (Acquire connection) и «Живое соединение» (Live connection). SAP считает, что нижеприведенная схема доступно и наглядно показывает разницу этих двух способов. Мы бы поспорили.

Способы подключения источника данных к SAP Analytics Cloud
Способы подключения источника данных к SAP Analytics Cloud

Коротко расскажем, чем отличаются эти способы подключения:

  • Acquire Connection. Исходные системы подключаются к облачному хранилищу SAP и загружают в него данные. Визуализация строится исключительно на тех данных, которые загружены в облако. Такой способ подключения считается основным, и в нем доступны все возможности системы SAC.

  • Live Connection. Данные не покидают корпоративную сеть, браузер подключается к источникам данных напрямую при помощи технологии Cross-Origin Resource Sharing, сокращённо CORS. В облако передаются только метаданные, необходимые для построения визуализаций. В таком варианте подключения есть некоторые ограничения и доступны не все возможности SAC.

Схема подключения Live Connection
Схема подключения Live Connection

Почему мы выбрали Live Connection и как настраивали подключение

В «Северстали» мы используем второй вариант подключения. Все дело в том, что в управленческой и аналитической отчетности очень часто содержится информация, составляющая коммерческую тайну, и персональные данные. Неудивительно, что служба информационной безопасности от перспективы попадания всего этого в облако совсем не в восторге и настойчиво рекомендует обойтись живым соединением.

Но несмотря на то, что функционал в режиме Live Connection ограничен и по сути сводится к визуализации и небольшому интерактиву, для наших задач этого вполне достаточно. Чуть позже я поясню почему.

Важно понимать, что дашборд — это не только визуализация. В случае с SAC в режиме Live Connect, дашборд состоит из следующих компонентов:

  1. Учетные системы. В основном это SAP-системы, но не только.

  2. Модель данных.

  3. Интерактивная визуализация в SAC.

  4. Роли доступа к данным и дашборду.

  5. Техническая и пользовательская документация.

В качестве корпоративного хранилища для исходных данных мы выбрали SAP BW. Мы пользуемся им с 2009 года, и на его основе уже построено огромное количество аналитической и управленческой отчетности, настроен сбор данных из других систем, создано и опробовано множество моделей данных. Такая подготовленная исходная система сильно упрощает и ускоряет процесс внедрения SAC, потому что не нужно делать все это заново в другой системе. SAC умеет обращаться к BW с помощью классических BEx-запросов — тут нет ничего нового, что пришлось бы изучать и адаптировать.

Для работы дашбордов нужны два типа ролей: для доступа к данным и для доступа к самой визуализации.

  • Доступ к данным. Мы использовали существующую концепцию ролей и полномочий в BW, которая была создана для текущей аналитической отчетности. Кроме того, мы использовали давно настроенную связку BW+GRC, которая позволяет «нарезать» роли по аналитикам, например, по организационному присвоению.

  • Доступ к дашбордам. Внутри SAC разработана своя концепция ролей и полномочий. Это упрощенная модель ролей (папок), которую заказывают сами пользователи через заявки. Все отчеты создаются в отдельных папках внутри глобальной папки Public. Внутри каждой папки создаются две команды — «Создатель контента BI» и «Аналитик BI». Дополнительно, у каждой команды создается своя отдельная папка, доступ к которой имеет только эта команда.

Разграничение полномочий к визуализации SAC
Разграничение полномочий к визуализации SAC

Что такое дашборд и чего на самом деле хочет бизнес

Дашборд в буквальном переводе с английского — «приборная панель». Градусник, будильник, приборная панель автомобиля — все это простейшие дашборды. Другими словами, дашборд — это инструмент, который показывает какие-то данные.

Многие бизнес-пользователи следят за инновациями и хотят, чтобы системы аналитики были гибкими и предоставляли им расширенные возможности. Сейчас в digital-отрасли под дашбордом понимают инструмент, который не только визуализирует, но и анализирует данные. SAP использует для этого термины «дополненная и прогнозная аналитика» и «планирование». Также важным считается self-service — возможность создавать дашборды без навыков в ИТ и заранее подготовленной модели данных.

Еще до внедрения SAC мы больше трех лет занимались созданием таких гибких систем. У пользователей было много возможностей по настройке аналитики, они могли просматривать «сырые» данные, связывать источники между собой и создавать отчетность, которую захотят сами.

Но через несколько лет разработки мы поняли, что большинству пользователей от аналитических систем нужны три простые функции:

  1. Автоматический расчет KPI с регулярным обновлением и возможностью сверить расчет с данными в учетной системе.

  2. Визуализация данных, напоминающая слайды для демонстрации на совещаниях, с возможностью перехода в Excel или другую систему для детализации.

  3. Доступ к дашборду большого количества пользователей, с разграничением ролей доступа. В том числе необходим доступ с мобильных устройств.

На основе нашей статистики и опыта мы теперь можем предположить, что пользователи аналитических систем делятся на две группы. 80% — это бизнес-пользователи, которые хотят использовать готовые дашборды для оперативной работы, а 20% — аналитики данных, которые способны на глубокий анализ и хотят заниматься им самостоятельно.

Именно поэтому для наших задач вполне хватает SAC в режиме Live Connect. В этом режиме нам как разработчикам дашбордов доступны все необходимые функции, а пользователи по большей части просто смотрят на готовые графики, никак с ними не взаимодействуя либо накладывая минимальные фильтры.

В SAC можно создавать дашборды двух типов:

  • Story Designer предназначен для бизнес-пользователей без глубоких навыков в ИТ. Довольно простой инструментарий, не нужно писать код. При наличии готовой модели данных создать дашборд можно за несколько часов. Обратная сторона такого удобства — ограниченные возможности по функциональности и настройке быстродействия.

  • Applications Designer предназначен для разработчиков. Инструментарий отдаленно напоминает SAP BO Lumira, позволяет создавать полноценные приложения со сложными сценариями и взаимодействовать с источниками данных так, чтобы приложение работало максимально быстро.

SAP сравнивает Stories с легкой прогулкой по мосту вместе с гидом, а Applications — с хардкорной экспедицией по ледникам.

Мы создавали дашборды обоих типов. Но с лета 2020 мы начали активно использовать Application Designer, потому что 80% наших пользователей не хотят создавать дашборды сами, этим занимаются разработчики.

Другая причина — режим Applications позволяет «поиграть» с производительностью, а это один из ключевых факторов для пользователей. В нашей практике было несколько случаев, когда пользователи сначала просили реализовать сложные сценарии в дашборде, но когда узнавали, что из-за этого отчет будет грузиться намного дольше — отказывались от своих предложений. Получается, что в некоторых ситуациях производительность намного важнее, чем несколько второстепенных функций.

Как создать эффективный дашборд

Основной показатель эффективности дашборда — это его используемость. Но эффективность начинается вовсе не с визуализации. Прежде всего важно определить контекст:

  1. Кто ваши пользователи?

  2. Что они должны узнать или сделать?

  3. Как использовать данные, чтобы им помочь?

Важно понимать, что пользователи — это не всегда целевая аудитория дашборда. Зачастую бывает так, что ЦА дашборда — руководство, хотя формируют отчеты специалисты. Чтобы определить целевую аудиторию, нужно понять, кто принимает решение на основе этих данных. И затем нужно сфокусироваться именно на их потребностях.

Например, бизнес может сформулировать потребности так: «Хочу быстро увидеть нужную информацию, не совершая лишних действий. При этом не должно быть никаких лишних данных. А потом хочу посмотреть детализацию в табличном виде, желательно в Excel».

В учетных системах собирается много данных, и у разработчиков зачастую есть соблазн создать прекрасный гибкий отчет, который будет на лету считать различные показатели в разрезах множества аналитик. Но не нужно идти на поводу этого желания. Если визуализация сложная, то пользователи могут не захотеть разбираться в дашборде, и работа будет сделана «в стол».  

Наш опыт показывает, что хороший дашборд — это простой дашборд. С крупными элементами: текстом, графиками в виде цифр или столбчатой диаграммы, небольшими таблицами. Иногда мы используем и другие типы графиков, но в большинстве случаев этого достаточно. Также возможны интересные переходы из одного дашборда в другой, с набором аналитик в качестве фильтров.

Ну и конечно пользователь (особенно бизнес-аналитик) после просмотра дашборда захочет «провалиться» в табличный вид. В SAC можно строить развернутые отчеты в виде таблиц, но это неэффективно, потому что он предназначен в первую очередь для построения дашбордов и работает с таблицами довольно медленно. К счастью, можно реализовать переход в SAP Excel Analysis c передачей выбранных фильтров в качестве переменных для модели.

Как мы уже говорили, ключевым фактором эффективности дашборда является его быстродействие. Пользователи не готовы ждать дольше 5-10 секунд, и если дашборд открывается дольше — считают его некачественным.

По мере накопления опыта мы постоянно вырабатываем и улучшаем свои собственные практики по ускорению дашбордов. Например, мы обязательно предрассчитываем данные. Модель должна быть максимально материализованная, чтобы SAC не занимался расчетами на лету, а просто подключался к BW, брал готовые данные и отображал их пользователю. У SAP тоже есть свои рекомендации, как повысить быстродействие.

Что необходимо для создания эффективного дашборда помимо инструмента

Постановка задачи. Каким бы ни был хорошим инструмент для создания дашбордов, без понимания бизнес-задачи ничего дельного сделать не получится. Поэтому еще перед началом создания дашборда важно получить от бизнеса информацию:

  • Как рассчитываются KPI: какие данные нужно извлечь из учетной системы, какая формула расчета KPI и т.д.

  • Как должна выглядеть визуализация: в какой ситуации она используется и на какой вопрос должна ответить.

Качество данных. Перед началом работы важно проверить наличие и особенно качество данных в учетных системах. Иначе может получиться так, что с бизнесом есть договоренность о сроках и результате, а потом выясняется, что данные в исходной системе не подходят, редко обновляются, или доступ к ним нужно согласовывать на верхнем уровне руководства.

Структура проекта. Несмотря на то, что SAС пришел в «Северсталь» как инструмент самостоятельного применения, сейчас стало очевидно, что более правильный подход — создание полноценного проекта с разбиением на стадии:

  1. Описание задачи.

  2. Доработка или разработка новой модели данных.

  3. Проверка качества данных.

  4. Создание визуализаций.

  5. Предоставление доступа пользователям.

  6. Обучение пользователей.

  7. Создание технических и пользовательских инструкций.

  8. Поддержка.

  9. Развитие.

Как результат — пользователи хотят больше дашбордов

По итогам трехлетнего использования, SAC занял свою нишу в «Северстали». Мы считаем, что для построения отчетности на основе SAP-систем это лучший выбор. SAP активно развивает SAC, и даже для режима Live Connection постоянно появляются дополнительные возможности, которые мы используем для построения более качественных и удобных дашбордов. У решений SAP BO и SAP Lumira меньше возможностей, и эволюционно они постепенно переходят в SAC. А для построения отчетности вне SAP систем мы используем MS Power BI, но рассказ о нем — это отдельная история. Если вам интересно узнать и про этот опыт тоже — напишите в комментариях, мы постараемся ответить или напишем отдельную статью.

Сейчас мы видим, что количество активных пользователей отчетности выросло.

 Другой показатель эффективности — пользователи просят все новые и новые дашборды. В «классической» отчетности таких запросов было мало, просто потому BW-отчетами мало кто умел пользоваться.

При этом нужно понимать, что создание дашбордов, как и коммуникация в целом, находится на пересечении техники и искусства. По технической части в ней есть эффективные методы и рекомендации, которым стоит следовать. Но есть и творческая составляющая, которая нарабатывается с опытом. Без ложной скромности можно сказать, что мы накопили достаточно много интересного опыта, которым готовы делиться.

А какие вам доводилось делать интересные дашборды, и какие инструменты вы для этого используете?